Come migliorare il Sales Prospecting: 7 errori da riconoscere (e correggere) con HubSpot

Il Sales Prospecting è uno dei momenti più delicati del processo commerciale: è qui che si costruisce la base di futuri clienti e opportunità di crescita. 

Tuttavia, anche i venditori più navigati possono cadere in errori che fanno "affondare la nave" ancora prima di salpare.

Con il supporto di HubSpot molte delle difficoltà tipiche possono essere superate. Vediamo insieme i principali errori e come evitarli nella pratica.

1. Ignorare i modelli dei clienti passati

Uno degli errori più comuni è non analizzare i propri clienti attuali e passati per capire quali tratti li accomunano. Senza queste informazioni, la ricerca di nuovi lead resta generica, dispersiva e inefficace.

Come intervenire con HubSpot?

• Crea report sui tuoi migliori clienti analizzando proprietà come dimensioni aziendali, settore, ruolo del buyer, canale di acquisizione.
• Utilizza liste dinamiche per segmentare automaticamente i contatti che corrispondono al tuo "cliente ideale".
• Aggiungi proprietà personalizzate su schede contatto o azienda (es. "Presenza dipartimento marketing interno", "Tecnologie utilizzate") per tracciare i dati più rilevanti.
• Visualizza i trend principali direttamente nelle tue dashboard, così il team commerciale potrà sempre basarsi su dati aggiornati.

Esempio pratico: se noti che la maggioranza dei tuoi clienti migliori lavora in aziende tra 50 e 200 dipendenti nel settore healthcare, potrai filtrare nuovi prospect su LinkedIn o database esterni usando questi parametri, e salvarli in HubSpot tramite import o integrazioni. 

Insomma, quando sai da dove vieni, è molto più facile sapere dove puntare la bussola.

2. Concentrarsi troppo sulla qualità a spese del volume

Puntare esclusivamente su lead iper-qualificati può portare a una pipeline troppo esigua, non sufficiente per raggiungere gli obiettivi di vendita.

Come equilibrare qualità e quantità con HubSpot?

• Automatizza il primo contatto per inviare email a gruppi più ampi di prospect, mantenendo una buona personalizzazione.
• Definisci viste CRM flessibili: ad esempio "Lead con alto potenziale" e "Lead da qualificare", per gestire rapidamente volumi maggiori.
• Imposta un sistema di Lead Scoring che premi i lead che dimostrano maggiore interesse o aderenza ai criteri target.
• Monitora i tassi di conversione lungo il funnel per capire quando è necessario aumentare il volume.

Esempio pratico: potresti mandare un primo contatto a 200 prospect in target medio-alto tramite sequenze automatiche, per poi concentrarti manualmente solo sui 40 che mostrano un interesse attivo (es. apertura mail, risposta, richiesta di incontro). 

Sognare solo lead perfetti rischia di lasciare il funnel... a dieta!

3. Non personalizzare il “primo contatto”

Un messaggio impersonale rischia di essere ignorato o percepito come spam. Oggi i prospect si aspettano di essere riconosciuti come individui unici, non come "nominativi".

Mandare una mail generica è come bussare a una porta gridando "Ehi, qualcuno!": difficile ottenere una risposta adeguata.

Come rendere ogni primo contatto personale grazie a HubSpot?

• Usa token dinamici nei template per inserire automaticamente nome, azienda, ruolo, settore o interessi.
• Prepara snippet rapidi che puoi inserire in email e note, per riferirti ad attività recenti o contenuti visitati.
• Consulta il CRM prima di ogni invio per trovare elementi personalizzabili nella timeline (es. "ha scaricato un ebook su marketing automation").

Esempio pratico: invece di mandare un’email standard tipo "Buongiorno, offriamo servizi di consulenza", potresti scrivere: 
"Ciao Marco, ho visto che la tua azienda sta investendo molto nell'adozione di CRM avanzati: ho pensato che potrebbe interessarti vedere come aiutiamo PMI nel tuo settore a integrare processi di vendita più snelli."

4. Non offrire un valore chiaro

In fase di primo approccio, il valore che puoi portare deve essere immediatamente comprensibile. Se serve troppa fatica per capirlo, il prospect perderà interesse.

Come comunicare valore in modo immediato con HubSpot?

• Costruisci modelli email focalizzate sui benefici (es. miglioramento di KPI specifici, riduzione costi, aumento lead qualificati).
• Utilizza proprietà personalizzate per annotare obiettivi specifici del cliente e adattare il messaggio.
• Collega contenuti premiali (es. whitepaper, case study) facilmente accessibili dalla piattaforma.

Esempio pratico: allegare a un’e-mail di primo contatto un link a un case study di un’azienda simile a quella del prospect può aumentare del 20% il tasso di risposta.

5. Non seguire un processo di prospecting sistematico

Fare Sales Prospecting senza un sistema ben preciso porta a disordine, opportunità perse e inefficienze operative… è come montare un mobile IKEA, senza il libretto delle istruzioni.

Come creare un processo ordinato con HubSpot?

• Crea Pipeline di Prospecting dedicate, con fasi definite come:
  • Contatto Iniziale
  • Primo Follow-up
  • Qualificazione
  • Presentazione Offerta
  • Chiusura o Unqualified
• Automatizza task di follow-up per ogni fase (es. invia reminder automatici 3 giorni dopo il primo contatto).
• Utilizza i Playbook per fornire checklist o domande da porre durante le chiamate.
• Programma i reminder così che ogni attività venga eseguita nei tempi corretti.

Esempio pratico: con HubSpot puoi configurare un workflow che crea automaticamente un task di "follow-up telefonico" tre giorni dopo che un prospect apre una tua email.

6. Trascurare i feedback dei prospect

Non raccogliere feedback rischia di farti insistere su approcci poco efficaci, senza capire il vero motivo del rifiuto o della mancata conversione.

Come integrare il feedback nel processo grazie a HubSpot?

• Crea form brevi di raccolta feedback da inviare post offerta.
• Aggiungi campi di feedback direttamente nella scheda contatto (es. "motivo della mancata conversione").
• Analizza i dati raccolti nei report per individuare pattern ripetitivi (es. "prezzo percepito troppo alto" o "timing non ideale").
• Ottimizza script, email e materiali sulla base delle informazioni raccolte.

Esempio pratico: dopo una demo non andata a buon fine, inviare automaticamente una breve survey chiedendo "Qual è stato il principale ostacolo alla decisione?" può offrirti insight preziosissimi per migliorare il processo.

7. Non adattarsi ai cambiamenti del mercato

Il mercato evolve continuamente: chi non aggiorna le proprie strategie di Prospecting rischia di restare indietro.

Come adattarsi velocemente con HubSpot?

• Monitora performance e trend di engagement (aperture email, click, risposte).
• Aggiorna periodicamente i modelli di comunicazione sulla base delle metriche raccolte.
• Utilizza A/B test su email, call script e landing page per identificare i messaggi più performanti.
• Segmenta e adatta le campagne ai nuovi bisogni emergenti (es. nuove normative, trend tecnologici, evoluzione dei ruoli aziendali).

Esempio pratico: se noti che un certo tipo di messaggio (es. "risparmio di tempo") performa meglio rispetto ad altri (es. "riduzione dei costi"), puoi rapidamente adattare tutta la comunicazione con un semplice aggiornamento dei template HubSpot.

In conclusione…

Il Sales Prospecting non è una corsa all’oro improvvisata, ma un processo che richiede metodo, dati e capacità di adattamento. 
Senza analizzare i clienti migliori, personalizzare i contatti o ascoltare i feedback, si rischia di disperdere energie preziose senza veri risultati.

Con HubSpot puoi strutturare il tuo Prospecting in modo intelligente: automatizzare dove serve, personalizzare dove conta, aggiornarti quando il mercato cambia. 
Chi sa coniugare creatività e metodo oggi non rincorre le opportunità, le attrae. 
Il Prospecting quindi torna ad essere quello che deve essere: un ponte sicuro verso nuova crescita.