Come gestire i lead dall’inizio alla fine e trasformarli in clienti

Per la lead generation le aziende B2B più lungimiranti investono molto, nella speranza di trasformare, un giorno, buona parte dei lead in clienti.

I lead, però, non si trasformano in clienti per caso: vanno ascoltati, convinti attraverso contenuti interessanti, direzionati dolcemente verso la meta (che, nel nostro caso, è la vendita). C’è chi, per farlo, scrive o risponde molto rapidamente ad ogni lead, c’è chi invece mantiene il CRM ordinato come la casa di Marie Kondo, la minimalista giapponese per eccellenza, e chi, infine, lavora con tag ed elenchi.

Chi ha ragione? Un po’ tutti.

Lead Management System in 5 mosse

La gestione dei lead di vendita riguarda in definitiva la gestione dei dati e la costruzione di relazioni. Uno dei modi migliori per visualizzare la strategia di gestione dei lead è attraverso la lente del Data Lifecycle Management (DLM).

Il DLM è composto da cinque fasi:

1. 1. Raccolta dati
2. 2. Archivio dati
3. 3. Manutenzione dei dati
4. 4. Utilizzo dei dati
5. 5. Pulizia dei dati

Ogni lead (e i relativi dati associati) attraversa ciascuna di queste fasi: ecco perché saperle gestire è importante quasi quanto acquisire i lead stessi.

Vediamo le singole fasi, una per volta.

1. Raccolta lead

Un sistema di gestione dei lead ben fatto inizia con un flusso costante di lead in arrivo. Questa è la base su cui sono costruite tutte le altre fasi. Senza lead, sembra scontato dirlo, non c'è nessun nominativo da curare e da portare alla vendita.

Per avere dei lead su cui lavorare serve una strategia che porti i visitatori, ad esempio, del tuo sito web a cliccare da qualche parte e lasciare dei dati. Questo solitamente si fa attraverso la concessione di una prova gratuita, una demo del prodotto, un e-book, l’iscrizione a una newsletter.

2. Archivio lead

Una volta che un lead fornisce i propri dettagli di contatto, è consigliabile archiviare tutti questi dati in un sistema CRM (Customer Relationship Management) per organizzare le informazioni e poterle reperire quando necessario.

Senza un'adeguata archiviazione dei lead, potresti trascurare i potenziali clienti o fare affidamento su dati incoerenti.

3. Manutenzione lead

Non è certo scontato che ogni lead diventi automaticamente un cliente. E quindi? Bisogna filtrare e indirizzare i lead giusti al momento giusto, facendo manutenzione periodica dei dati (che possono essere più o meno utili in certi periodi a seconda dell’obiettivo da raggiungere).

Questa fase prevede l'integrazione dei dati sui lead archiviati in un CRM per ottenere una migliore comprensione di ciascun contatto, squalificando i lead che non sono adatti e classificando i lead in base alla loro probabilità di acquisto.

Il tempo è denaro e questo tempo non viene sprecato perché serve a dare al team Sales del materiale su cui lavorare in maniera efficiente.

4. Utilizzo dei lead

Compreresti un prodotto da un annuncio casuale che appare per la prima volta sul tuo feed Facebook? Forse sì, ma non è così probabile.

Se però il prodotto ti viene proposto in una newsletter alla quale hai aderito dopo aver letto il blog del produttore e dopo aver magari comunicato con un assistente di vendita in chat, l’acquisto diventa infinitamente più probabile.

Questo è lo scopo di questa fase: raggiungere, coltivare una relazione e coltivare contatti attraverso valori condivisi. In poche parole, questa fase è quella in cui i dati vengono messi in azione.

5. Pulizia dei lead

Eh sì: i dati vanno puliti e controllati periodicamente. Fallo attraverso:

• La verifica di tutte le voci
• L’eliminazione dei dati obsoleti
• La correzione di errori e incoerenze.

I dati guidano le decisioni e i dati errati a lungo termine potrebbero mandare all’aria la tua strategia. Secondo un sondaggio condotto da HubSpot su 300 ingegneri informatici, il 47% stima che la scarsa qualità dei dati incida su un quarto o più delle entrate della propria azienda.

In breve, pulire i dati dei lead è molto simile a pulire i cassetti e gli armadi di casa. Non è un compito necessariamente divertente, ma deve essere svolto regolarmente per garantire l'integrità del database.

Ciascuna delle fasi di cui sopra svolge un ruolo molto importante nella gestione dei lead di vendita. Per aiutarti a massimizzare la tua efficienza in ogni fase, ecco alcune best practice da implementare nella tua azienda.

Best practice per una gestione efficace dei lead di vendita

RACCOLTA

1. Diversificare le fonti di lead

Come accennato in precedenza, un flusso continuo di lead è essenziale per la crescita dell’azienda. Ma quali fonti di lead funzionano meglio? Un sondaggio condotto da HubSpot su oltre 1000 professionisti delle vendite ha rivelato che i referral dei clienti esistenti generano lead di altissima qualità. Questa non è una sorpresa: il passaparola è un potente strumento di marketing da sempre.

Altre fonti di lead preziosi secondo il sondaggio sono i social media, le fiere e gli eventi, blog e SEO.

2. Ottimizza i moduli per acquisire lead e inserire dati in modo accurato

Magari hai curato i tuoi contenuti e hai creato l’ebook più bello e utile del mondo: ma chi lo scaricherà mai se, per farlo, bisogna passare da un form disordinato, incomprensibile e magari pieno di bug? Esatto, nessuno.

Ottimizzare i form per migliorare l'acquisizione di lead è fondamentale. Richiedi pochi ed essenziali dati, sii chiaro sui dati obbligatori e non far perdere tempo agli utenti.

3. Ricorda le norme sulla protezione dei dati

La legge sulla protezione dei dati in Europa è il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati). Una parte fondamentale di questa legislazione è la protezione dei dati fin dalla progettazione. Ciò significa mettere la sicurezza dei dati e l’uso etico alla base della tua attività.

È fondamentale garantire che ogni lead che aggiungi al tuo database abbia dato il chiaro consenso all'archiviazione dei suoi dati. Conservalo solo per il tempo e lo scopo definiti nei termini e nelle condizioni.

ARCHIVIAZIONE

4. Centralizza tutti i lead nel tuo CRM

Non puoi gestire i tuoi contatti in modo efficace se sono sparsi su più piattaforme o in un sistema obsoleto non progettato per la gestione dei contatti. Per rimanere aggiornato su tutti i lead, scegli un sistema CRM che aiuti il ​​tuo team a fornire ottime esperienze ai clienti. L'hub di marketing e l'hub di vendita di HubSpot sono due opzioni.

I CRM:

• Aiutano a identificare opportunità preziose
• Semplificano il ciclo di vendita
• Facilitano la condivisione dei dati all'interno dell'organizzazione
• Aumentano la produttività
• Aiutano a comprendere i clienti e le loro esigenze.

5. Crea backup sicuri

Ricorda questa massima: il backup è quella cosa che andava fatta prima.

Se tutti i dati dei lead sono centralizzati su un'unica piattaforma, è importante eseguire backup regolari. Un modo efficace per farlo è con una sincronizzazione automatizzata con un altro sistema basato su cloud. I backup sicuri e affidabili semplificano la protezione dei dati e la privacy dei tuoi contatti.

MANUTENZIONE

6. Semplifica la gestione dei lead per le vendite

Un processo di gestione dei lead che si basa sull'input manuale non è efficiente: l’errore umano è frequente e sempre dietro l’angolo. Per ridurre al minimo gli errori, rendi la gestione dei lead il più intuitiva possibile per il tuo team. Puoi farlo con:

• Processi automatizzati
• Strumenti dedicati per la gestione dei lead (Il software di gestione dei lead di HubSpot è un ottimo punto di partenza gratuito)
• Restrizioni all'immissione dei dati per garantire che venga utilizzato il formato corretto.

7. Arricchisci i tuoi dati

In sintesi: non fornire ai tuoi commerciali solo un nome e un indirizzo e-mail con cui lavorare, ma piuttosto dai loro una visione completa e diciamo ad alta definizione su ogni potenziale cliente.

Includi ad esempio il settore del lead, le dimensioni dell'azienda e persino gli obiettivi basati sulle interazioni precedenti con contenuti di marketing e moduli progressivi.

8. Segmenta i tuoi contatti

La segmentazione consente agli esperti di marketing di inviare ai potenziali clienti i messaggi e la pubblicità più pertinenti. I venditori, poi, possono utilizzarla per creare un processo di acquisto su misura. Inoltre, i team di assistenza possono garantire che i clienti conoscano le caratteristiche più preziose del tuo prodotto o servizio.

Con tag, etichette, gruppi e appartenenze a elenchi, puoi organizzare i tuoi lead nei segmenti più pertinenti per l'intero percorso del cliente. Ecco un esempio di un elenco segmentato in un CRM.

9. Sincronizza i contatti tra le app

La maggior parte delle aziende utilizza più app per gestire i dati dei lead. È normale avere più piattaforme per scopi diversi all'interno di un singolo ufficio. Le sincronizzazioni automatizzate tra le tue app possono prevenire mal di testa e dati contraddittori. Con uno strumento come Operations Hub, puoi garantire che tutti abbiano sempre a disposizione i dati sui lead più recenti e arricchiti in ogni app.

10. Utilizzare il lead scoring

Uno dei modi più rapidi per rendere più efficace la gestione dei lead di vendita è il lead scoring.

Questa è una caratteristica comune dei CRM avanzati, anche se spesso non è facile da attivare. Il lead scoring assegna istantaneamente punti positivi o negativi a un lead in base alle informazioni fornite e alle interazioni che hanno con la tua azienda. Ciò consente al tuo team di vendita di identificare immediatamente i lead più pronti per la vendita in qualsiasi momento.

UTILIZZO

11. Coltiva i tuoi contatti

Una gestione efficace dei lead di vendita mantiene i lead coinvolti e in movimento attraverso la canalizzazione. È qui che entra in gioco il lead nurturing modo per raggiungere questo obiettivo è con sequenze di e-mail tempestive e pertinenti che guidino ciascun lead verso un obiettivo prefissato, come la richiesta di una demo di vendita.

12. Coltiva anche i clienti esistenti

Nella corsa per generare e convertire nuovi contatti, non lasciare indietro i tuoi attuali (e fedeli) clienti. Rafforzare il rapporto con loro e lascia aperta ogni opportunità di upselling e cross-selling.

Secondo il rapporto sulle strategie e tendenze di vendita 2022 di HubSpot, l’upselling contribuisce tra l’11 e il 30% dei ricavi per il 47% delle aziende. Non male, eh?

13. Usa l'automazione per raggiungere il pubblico più velocemente

Gran parte del lavoro pesante legato alla gestione dei lead può essere alleviato con l’automazione. Alcuni dei modi migliori per automatizzare la gestione dei lead includono il punteggio dei lead, l'assegnazione dei lead e la sincronizzazione dei dati dei lead tra le app.

L'automazione è eccellente anche per coltivare i lead attraverso il funnel di vendita offrendo allo stesso tempo un'esperienza personalizzata. Infatti, quasi l’80% dei leader aziendali ritiene che i consumatori spendano di più con un’esperienza personalizzata.

Ciò può essere fatto attraverso la segmentazione, la pubblicità mirata, la personalizzazione della posta elettronica e raccomandazioni su prodotti o contenuti su misura in base al comportamento dei lead.

14. Crea dashboard di reporting approfonditi

Visualizzando i dati dei tuoi lead, puoi capire esattamente come si sta comportando il tuo team. Per ottenere informazioni migliori, crea report che suddividono le prestazioni in base alla fase della canalizzazione. Qui puoi capire dove il tuo team sta prosperando o dove l'efficienza sta crollando, intervenendo per tempo.

15. Assegna automaticamente i lead al venditore più adatto

Un altro modo pratico per utilizzare l'automazione è l'instradamento dei lead, che indirizza ogni nuovo lead pronto per la vendita al venditore o all'agente di supporto giusto

Puoi instradare i lead in base alla loro posizione, ai requisiti del prodotto, alle dimensioni dell'azienda o ad altri attributi che potrai decidere in base alla tua esperienza.

16. Sviluppare contenuti di supporto alle vendite

Nel concreto, in quale tipo di contenuti dovresti investire per dare un aiuto a chi si occupa delle vendite? I dati dicono:

• Una pagina del prodotto
• Demo del prodotto
• Ricerca di mercato
• Testimonianze e recensioni dei clienti
• Contenuti dei social media.
• Script di chiamata e modelli di posta elettronica
• Analisi dei concorrenti
• Case history di successo
  
  

17. Porta vendite e marketing sulla stessa pagina

La gestione dei lead si sovrappone tra i reparti marketing e vendite: ecco perché le squadre dovrebbero collaborare costantemente.

I venditori ritengono che alcuni aspetti vitali includano la strategia di marketing complessiva, la condivisione di informazioni e feedback sui clienti, la condivisione di ricerche di mercato, le personalità degli acquirenti, la creazione di contenuti e il marketing basato sull'account.

PULIZIA

18. Condurre pulizie regolari

La pulizia frequente è una parte essenziale della gestione dei dati dei lead. Mantiene i tuoi dati freschi e affidabili. Senza di esso, i dati deteriorati possono diventare rapidamente ingestibili e costosi da riparare in un secondo momento.

19. Stabilire standard e processi di immissione dei dati

La definizione di standard per l'immissione dei dati CRM (sia manuale sia automatizzata) risolve alla radice il problema delle informazioni incoerenti e mancanti. Ciò aiuta a garantire che i dati giusti possano essere trovati nel posto giusto nel formato giusto.

20. Evita i duplicati

Avere contatti duplicati nel tuo database è un ostacolo a una gestione efficace dei lead. Per evitare duplicati, concentrati su:

• Prevenire i contatti duplicati con una sincronizzazione bidirezionale dei contatti tra le tue app. Ciò non elimina i duplicati ma ti consente di sincronizzare i dati più puliti per evitare duplicati e unire in modo intelligente i dati che potrebbero sovrapporsi
• Correzione dei contatti duplicati con una funzionalità integrata offerta dalle tue app o con una soluzione di terze parti.

Una gestione efficace dei lead di vendita dipende da come raccogli, archivi, mantieni, utilizzi e pulisci i dati dei lead. Con l'aiuto di un ottimo CRM, solidi processi di consolidamento e automazione e una pulizia regolare, dovresti essere sulla buona strada per semplificare il tuo funnel.

Quindi, cosa facciamo con tutti i tuoi lead? Li raccogliamo, archiviamo, manuteniamo, utilizziamo e puliamo perché inizino finalmente a dare i frutti sperati?

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